E-Mail schreiben
Verfassen einer E-Mail
Um eine E-Mail zu schreiben, klicken Sie auf Verfassen.
Sie gelangen in ein neues Fenster, in dem Sie die E-Mail verfassen und bearbeiten können.
Im ersten Feld Von wird automatisch Ihre E-Mail-Adresse eingesetzt. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine andere Person in CC (Kopie) oder BCC (Blindkopie) zu setzen. Wenn Sie eine Person in CC setzen, sieht die Empfängerin oder der Empfänger, dass andere eine Kopie dieser E-Mail bekommen haben. Möchten Sie hingegen nicht, dass die Empfängerin bzw. der Empfänger von der Kopie erfährt, setzen Sie die gewünschten Personen in BCC. Außerdem kann mit der BCC-Funktion der Datenschutz einzelner Personen gewährleistet werden.
Im Feld An können Sie entweder die E-Mail-Adresse der Empfängerin bzw. des Empfängers händisch eintippen oder rechts auf das Adressbuch klicken, falls Sie die gewünschte E-Mail-Adresse zuvor schon in Ihrem Adressbuch abgespeichert haben. Ist das der Fall, können Sie den Namen in das Suchfeld eingeben und dann auf Auswählen klicken. Die E-Mail-Adresse wird übernommen und das Feld An wird damit ausgefüllt.
In dem Feld Betreff beschreiben Sie kurz, worum es in der E-Mail gehen soll. Darunter haben Sie nun ein beliebig langes Textfeld, in dem Sie Ihre E-Mail schreiben können.
E-Mail formatieren
Sie können über das Symbol A neben der Senden-Schaltfäche festlegen, ob die E-Mail als reiner Text oder im HTML-Format versendet wird. HTML ermöglicht es, E-Mails zu formatieren:
- Sie können Wörter unterstreichen oder kursiv darstellen.
- Sie können Auflistungen oder Nummerierungen einfügen.
- Sie können die Schriftgröße verändern.
- Sie können die Schrift- und Hintergrundfarbe individuell anpassen.
Anlagen vom eigenen Computer hinzufügen
Sie können Dateien eines beliebigen Typs (z. B. Bilder oder Dokumente) an Ihre Mails anhängen. Um Dateien anzuhängen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind, verwenden Sie die Schaltfläche Lokale Datei hinzufügen (Büroklammersymbol).
Der Explorer (Dateimanager) öffnet sich in einem neuen Fenster. Navigieren Sie zum Speicherort der gewünschten Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie diese aus. Klicken Sie anschließend auf Öffnen und die Datei wird an die Mail angehängt.
Anlagen vom Datenspeicher hinzufügen
Sie können auch Dateien an Ihre Mails anhängen, die online im Datenspeicher abgelegt sind. Damit steht Ihnen eine zusätzliche Möglichkeit zur Verfügung, online verfügbare Dateien zu teilen (die anderen Möglichkeiten finden Sie in der Anleitung zum Datenspeicher). Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Von Dateien hinzufügen (Ordnersymbol).
Ein Dropdown-Menü öffnet sich. Hier können Sie auswählen, ob die Datei verlinkt oder direkt in die Mail kopiert werden soll.
Dateien vom Datenspeicher verlinken
Wählen Sie Link von Dateien hinzufügen, um auf die gewünschte Datei im Datenspeicher zu verlinken. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass Empfängerinnen und Empfänger stets die neueste Version der Datei sehen und aktuelle Änderungen nachvollziehen können.
In einem neuen Fenster werden Ihnen alle verfügbaren Dateien aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Datei aus. Sie können auch mehrere Dateien auswählen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die Dateien nacheinander anklicken. Verwenden Sie die Schaltflächen Alle bzw. Keine, um alle verfügbaren Dateien auszuwählen bzw. Ihre Auswahl aufzuheben. Ausgewählte Dateien werden grau hinterlegt.
Mit dieser Funktion erteilen Sie den Empfängerinnen und Empfängern des Links die Berechtigung, auf die Datei zuzugreifen. Setzen Sie einen Haken bei Link-Einstellungen, um diese Dateifreigabe genauer einzustellen. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Mit Passwort schützen: Geben Sie in diesem Feld ein Passwort ein, das Empfängerinnen und Empfänger zusätzlich eingeben müssen, um auf die Datei zuzugreifen.
- Bearbeiten erlauben: Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie möchten, dass die Empfängerinnen und Empfänger die Datei nicht nur öffnen, sondern auch bearbeiten können. So ermöglichen Sie das gemeinsame Arbeiten an der verlinkten Datei.
- Gültig bis: Klicken Sie in dieses Feld, um ein Ablaufdatum für den Dateilink auszuwählen. Nach diesem Datum ist über den Link kein Zugriff mehr auf die Datei möglich. Sie können das gewünschte Datum von Hand eingeben oder aus dem Kalender auswählen, der sich öffnet. Verwenden Sie für die Eingabe das Format Jahr-Monat-Tag (z. B. 2024-06-24 für den 24. Juni 2024).
Klicken Sie abschließend auf OK. Die Links zu allen ausgewählten Dateien werden in den Freitextbereich der E-Mail eingefügt.
Anlagen vom Datenspeicher direkt hinzufügen
Wenn Sie Dateien aus dem Datenspeicher direkt an die Mail anhängen möchten, wählen Sie im oben genannten Dropdown-Menü die Option Von Dateien hinzufügen. Empfängerinnen und Empfänger erhalten so die Datei in ihrer gegenwärtigen Form und können keine Änderungen einsehen, die zu einem späteren Zeitpunkt online an der Datei vorgenommen werden. Verwenden Sie diese Methode z. B., wenn Sie Dateien mit externen Personen teilen möchten, die keinen Zugriff auf dynamische Inhalte im Datenspeicher erhalten sollen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Datei im Postfach der Empfängerinnen und Empfänger gespeichert wird und sie jederzeit wieder auf diese konkrete Dateiversion zugreifen können, selbst wenn Inhalte im Datenspeicher verändert oder gelöscht werden.
Auch in diesem Fall öffnet sich ein Auswahlfenster. Gehen Sie bei der Dateiauswahl vor wie oben beschrieben.
Anlagen verwalten
Links zu Dateien im Datenspeicher werden direkt in den Freitextbereich der E-Mail eingefügt und können dort wie jeder andere Text entfernt oder verschoben werden.
Dateien, die vom Computer hochgeladen oder aus dem Datenspeicher angehängt wurden, werden zwischen der Betreffzeile und dem Freitextbereich der E-Mail aufgelistet. Für angehängte Bilder wird eine Vorschau dargestellt. Direkt unter den Anhängen wird die aktuelle Gesamtgröße der E-Mail inklusive aller Anhänge angezeigt.
Klicken Sie auf einen Anhang, um ihn zu öffnen. Wenn Sie den Mauszeiger über einen Anhang bewegen, wird der Dateiname in abgekürzter Form eingeblendet. Außerdem erscheint rechts die Schaltfläche Anhang entfernen (Papierkorbsymbol). Damit können Sie Anhänge bei Bedarf vor dem Absenden wieder aus Ihrer Mail löschen.
Weitere Optionen
Mit einem Klick auf das Hamburger-Menü (drei Balken) am unteren Ende des Fensters können Sie außerdem folgende Einstellungen vornehmen:
- Sie können Ihre Signatur anfügen.
- Wenn Sie noch keine Signatur haben, können Sie mit Signatur bearbeiten eine anlegen.
- Sie können die Mail mit dem Punkt Wichtigkeit priorisieren.
- Sie können Ihre Visitenkarte anhängen.
- Sie können eine Lesebestätigung der E-Mail anfordern.
- Sie können diese E-Mail als Entwurf speichern und schließen.
E-Mail senden
Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie unten im Fenster Verfassen auf die Schaltfläche Senden.
Hinweise zum Senden von E-Mails
Sie sollten möglichst immer einen Betreff angeben. Sollten Sie den Betreff einmal vergessen haben, erscheint vor dem Senden der E-Mail die Warnmeldung Kein Betreff. Klicken Sie auf Betreff hinzufügen, um einen Betreff nachzutragen. Sie gelangen direkt in die Betreffzeile des E-Mail-Editors. Sollten Sie die E-Mail dennoch ohne Betreff versenden wollen, klicken Sie erneut auf Senden. Beachten Sie jedoch, dass E-Mails ohne Betreff häufig als verdächtig eingestuft werden und die Empfängerinnen und Empfänger womöglich gar nicht erreichen, da sie vom Spamfilter abgefangen werden.
Das Mail-Modul erkennt bestimmte Begriffe im E-Mail-Text, die auf Anhänge hindeuten (z. B. „anbei“ oder „angehängt“). Achten Sie dennoch möglichst selbst darauf, vor dem Senden alle Anhänge hinzuzufügen.
Wenn Sie versuchen, eine E-Mail ohne Anhänge zu versenden, die einen dieser Begriffe enthält, erscheint die Warnmeldung Anhang vergessen?. Klicken Sie auf Abbrechen, um den Sendevorgang abzubrechen und zunächst alle gewünschten Anhänge hinzuzufügen. Wenn Sie hingegen keine Anhänge hinzufügen möchten, klicken Sie auf Ohne Anhang senden.
